نکات طلایی در انتخاب و خرید میز کنفرانس

دغدغه بسیاری از مدیران و کارفرمایان، داشتن اتاقی شیک و مدرن مخصوص برگزاری جلسه های مهم شرکت می باشد. چرا که تمامی شرکت ها به وجود همچین اتاقی نیاز دارند تا مسئولین و مدیران دور هم جمع شوند و درباره مسائل مهم شرکت مشورت کنند. مهم ترین آیتم در اتاق جلسات، میز کنفرانس است. در این مقاله مبلمان اداری مرانتی شما را راهنمایی می کنیم تا هنگام خرید میز کنفرانس بهترین و درست ترین تصمیم را بگیرید.

امروزه تنوع میزهای کنفرانس به قدری زیاد شده است که انتخاب را برای مدیران دشوار کرده است. از طرفی طراحی اتاق کنفرانس ، برای مدیران بسیار مهم و حائز اهمیت می باشد. به همین دلیل لازم است که قبل از انتخاب، به نکاتی که در این مقاله گفته شده است، به خوبی توجه کنید. اگر قصد خرید میز کنفرانس دارید، بهتر است از قبل ابعاد و اندازه های فضای اداری خود را بررسی کنید، بودجه مدنظر خود را مشخص کنید و در رابطه با طرح و شکل مناسب آن، با کارشناسان و افراد متخصص مشورت کنید.

همانطور که گفتیم، دکوراسیون اتاق جلسات یکی از مهم ترین مسائلی است هر مدیر موفقی برای آن اهمیت زیادی قائل است. بنابراین باید این سوال را از خود بپرسید که آیا ابعاد فضایی که به اتاق کنفرانس اختصاص داده شده است، مناسب هست یا خیر؟ چرا که فضای درنظر گرفته شده، باید به گونه ای باشد که میز جلسات به راحتی در آن قرار بگیرد و در عین حال فضای آزاد برای رفت و آمد و عبور افراد وجود داشته باشد.

علاوه بر این، طراحی این میز باید به گونه ای باشد که در حرکت صندلی ها مشکلی ایجاد نشود و کاربران بتوانند به راحتی و با فاصله ای استاندارد از یکدیگر بنشینند. ظرفیت میزهای جلسات از ۴ نفره شروع می شود و تا ۶،۸ و ۱۰ نفره نیز ادامه پیدا می کند. برای هر کدام از این ظرفیت ها ابعاد متفاوت و استانداردی در نظر گرفته شده است تا شما بتوانید متناسب با فضای اداری که در اختیار دارید و تعداد نفراتی که در جلسات شما شرکت می کنند، میزی مناسب تهیه کنید.

اگر هنگام انتخاب و خرید میز کنفرانس درست مثل میز مدیریت به ابعاد و اندازه های آن توجه کافی نکنید، نه تنها از زیبایی ظاهری اتاق جلسات شما کاسته می شود بلکه کاربردی هم برای شما نخواهد داشت.

به طور کلی میزهای جلسات را می توان مثل میز مدیریت به ۴ شکل مستطیل، مربع، گرد و U شکل تقسیم کرد:

ساده ترین میز کنفرانسی که در اکثر شرکت ها دیده می شود، میز کنفرانس مستطیل شکل می باشد. چرا که استفاده از این مدل، بسیار کاربردی می باشد. از این جهت که مدیر و رئیس شرکت در راس میز و سایر افراد به موازات هم در طول میز قرار می گیرند. بنابراین در حین جلسات، مدیر به تمام افراد حاضر در جلسه، نظارت کامل دارد و راحت تر می تواند جلسه را مدیریت کند.

اگر شما جزو آن دسته از افراد هستید که فضای کوچکی را به اتاق جلسات اختصاص داده اید، لازم است بدانید که میز کنفرانس مربعی یکی از مناسب ترین گزینه ها برای شما می باشد. چرا که این مدل میز، علاوه بر اینکه تعامل بیشتری را میان حضار برقرار می کند، فضای کمتری نیز اشغال می کند.

میز کنفرانس U  شکل، نسبت به مدل های دیگر فضای نسبتا بیشتری را اشغال می کند اما این مدل میز برای ارائه ها، کنفرانس های ویدیویی، جلساتی با تعداد نفرات زیاد و معرفی محصولات گزینه بسیار مناسبی است. چرا که تمام حضار فضای کافی در اختیار دارند و راحت می توانند نت برداری کنند و از همه مهم تر طراحی این مدل به گونه ای است که تمام حواس افراد به ارائه دهنده جلب می شود و می توانند تعامل خوبی با ارائه دهنده برقرار کنند.

میز جلسات گرد مناسب فضاهایی است که در آن صرفاً یک شخص به عنوان رئیس جلسه تصمیم گیرنده نیست و  به همفکری، همکاری و تعامل مشترک افراد نیاز است. میز کنفرانس گرد فضای صمیمانه تری میان حضار برقرار می کند. به این دلیل که “برابری” از بارز ترین ویژگی های این مدل میز می باشد. اما استفاده از این مدل معایبی نیز به همراه دارد. به طور مثال اگر میز کنفراس گرد و بزرگ تهیه کنید، افرادی که رو بروی یکدیگر هستند، برای برقراری ارتباط باید با صدای بلند تری صحبت کنند و این موضوع نظم جلسه را مختل می کند.

کیفیت محصولات اداری که تهیه می کنید، به ویژه میز کنفرانس که یکی از مهم ترین آیتم ها می باشد، همیشه باید اولویت اول شما باشد. هرگز کیفیت را فدای قیمت نکنید. قبل از هر چیز از کیفیت میز کنفرانس و مرغوبیت متریال استفاده شده در آن اطمینان خاطر حاصل کنید. این کار باعث می شود تا سالیان سال از آن میز استفاده کنید، بدون اینکه فرسوده شود یا آسیبی ببیند.  قیمت میز کنفرانس با کیفیت آن رابطه مستقیم دارد. بنابراین اگر قصد خرید میز کنفرانس با کیفیت بالا دارید،بهتر است بودجه مورد نظر خود را از قبل بررسی و مشخص کنید.

انتخاب صندلی مناسب نیز، یکی دیگر  از مهم ترین مسائلی است که  معمولا هنگام خرید میز کنفرانس کمتر به آن پرداخته می شود. خرید صندلی  کنفرانس نیز به همان اندازه که میز جلسات حائز اهمیت می باشد، مهم و ضروری است. در اغلب جلسات حضار ساعت های طولانی را روی صندلی می نشینند و اگر صندلی مناسب و استاندارد نباشد، موجب خستگی آنها می شود و در نهایت از راندمان و بازده جلسه کاسته می شود.

راحتی صندلی کنفرانس موضوع بسیار مهمی است. اکثر صندلی های کنفرانس قابلیت تنظیم ارتفاع دارند تا هر فرد متناسب با قد و راحتی خود، ارتفاع آن را تنظیم کند ویا تنظیماتی برای پشتی گردن که در طول جلسه، گردن و ستون فقرات افراد دچار مشکل نشود.

همانطور که در این مقاله گفتیم برای اینکه میز جلسات مناسبی در شان فضای اداری خود تهیه کنید، لازم است به ابعاد و اندازه، طرح و سبک، قیمت و کیفیت آن توجه کنید. همچنین اگر تجربه و دانش کافی در این زمینه ندارید، بهتر است از افراد متخصص در این زمینه، راهنمایی و کمک بگیرید.